Privacyverklaring
Kort samengevat
- We gebruiken je gegevens om je aanvraag te beantwoorden, je sessie te plannen en te factureren. Niet voor reclame.
- Er draaien geen analyse- of advertentiecookies op deze site; alleen je cookiekeuze wordt onthouden.
- Opnames en projectbestanden bewaren we 12 maanden na de laatste sessie, tenzij we iets anders afspreken.
- Inzage, correctie of verwijdering vraag je aan via [email protected]; we reageren binnen een maand.
01 Wie verantwoordelijk is
Variatesystems B.V., gevestigd aan Wibautstraat 164, 1091 GR Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88433815, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in het contact met onze studio worden verzameld. Directeur is Sanne de Vries.
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een kleine opnamestudio niet verplicht. Vragen over privacy stel je rechtstreeks aan ons via [email protected] of 020 846 3172. Wil je eerst weten wie we zijn, kijk dan op over ons.
02 Op wie deze verklaring van toepassing is
Deze verklaring geldt voor bezoekers van de website, voor mensen die ons een vraag of offerteaanvraag sturen en voor klanten die een sessie boeken voor zangopname, bandopname, mixen of masteren.
Nemen we in opdracht van een bedrijf stemmen of muzikanten op, bijvoorbeeld voor een reclamebureau of een podcastproductie, dan bepaalt die opdrachtgever wat er met de opnames gebeurt. In dat geval zijn wij verwerker en gelden de afspraken in onze verwerkersovereenkomst.
03 Welke gegevens we verwerken
- Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), de gewenste dienst, een voorkeursdatum (optioneel) en je bericht.
- Boeking en facturatie: naam of artiestennaam, factuuradres, bij zakelijke klanten bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, betaalgegevens van de aanbetaling en de eindfactuur.
- Sessie: de geluidsopnames zelf, sessiebestanden, notities van de engineer en afspraken over revisies.
- Leeftijd: we vragen of je minimaal 16 jaar bent; jongere muzikanten boeken via een ouder of voogd.
- Technisch: de server van onze hostingpartij registreert IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina in logbestanden.
We vragen niet naar bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheid of geloof. Een stem is als opname wel persoonsgegeven, maar we gebruiken haar niet om iemand biometrisch te identificeren.
04 Waarom we ze verwerken en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je vraag beantwoorden en een offerte maken | Stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst |
| Sessies plannen, opnemen, mixen, masteren en bestanden leveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturen opstellen en administratie bewaren | Wettelijke verplichting |
| Website beveiligen en misbruik van het formulier tegengaan | Gerechtvaardigd belang |
| Je cookiekeuze onthouden | Noodzakelijk voor de gevraagde dienst |
We sturen geen nieuwsbrief en maken geen profielen. Een fragment van je opname gebruiken we alleen als voorbeeld op de site of sociale media als je daar vooraf schriftelijk toestemming voor geeft; die toestemming kun je altijd intrekken.
05 Het contactformulier en doorgifte naar de Verenigde Staten
Het formulier op de contactpagina wordt verwerkt door FormSubmit, een dienst die buiten de Europese Economische Ruimte, in de Verenigde Staten, actief is. FormSubmit ontvangt de ingevulde velden en stuurt ze per e-mail naar ons door. Doorgifte naar een land buiten de EER mag alleen met passende waarborgen; daarvoor baseren we ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met het beperken van de velden tot wat nodig is om je te antwoorden.
Wil je niet dat je gegevens via een Amerikaanse dienst lopen, mail dan direct naar [email protected] of bel 020 846 3172. Je aanvraag wordt dan op precies dezelfde manier behandeld.
06 Wie je gegevens nog meer ziet
Binnen de studio hebben alleen de mensen die aan je project werken toegang: de opname-engineer, de mixtechnicus en de masteringtechnicus die ook de planning doet. Daarnaast werken we met:
- TransIP B.V. in Leiden, voor hosting van de website en e-mail, binnen de EU;
- FormSubmit, voor het doorsturen van formulierberichten (zie hierboven);
- onze boekhouder en bank, voor facturen en betalingen;
- een bestandsoverdrachtsdienst wanneer we grote audiobestanden aanleveren, alleen met de link die we jou sturen.
Met verwerkers sluiten we afspraken die de AVG voorschrijft. We verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Alleen als de wet ons daartoe verplicht, verstrekken we gegevens aan een overheidsinstantie.
07 Hoe lang we gegevens bewaren
- Berichten die niet tot een boeking leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
- Opnames, sessiebestanden en mixen: 12 maanden na je laatste sessie, zodat je terug kunt komen voor een extra revisie of een nieuwe master. Daarna verwijderen we ze, tenzij je vraagt ze langer te bewaren.
- Facturen en de administratie die daarbij hoort: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Serverlogs bij de hostingpartij: enkele weken, voor beveiliging.
- Je cookiekeuze: 182 dagen in je eigen browser; zie het cookiebeleid.
Zorg zelf ook voor een kopie van je eindbestanden zodra we die leveren; na de bewaartermijn kunnen we ze niet meer terughalen.
08 Beveiliging
De website draait via een versleutelde verbinding (HTTPS). Projectbestanden staan op studiocomputers en back-upschijven die niet openbaar bereikbaar zijn; de studio zelf is buiten afspraken op slot. Downloadlinks voor je bestanden verlopen na een beperkte periode. Accounts van studio-medewerkers zijn met een sterk wachtwoord en waar mogelijk met tweestapsverificatie beveiligd.
Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan beoordelen we dat direct, melden we het waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou als het risico voor jou hoog is.
09 Je rechten
Op grond van de AVG heb je het recht om:
- je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen als er geen reden meer is om ze te bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar formaat mee te nemen;
- gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit eerdere verwerking onrechtmatig maakt.
Stuur je verzoek naar [email protected]. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, maar vragen nooit om een kopie van je paspoort met zichtbaar BSN. We reageren binnen een maand; bij een ingewikkeld verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd, wat we je dan laten weten.
10 Klachten
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten; meestal lossen we het samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11 Wijzigingen
Als we onze werkwijze of dienstverleners veranderen, passen we deze verklaring aan. Bovenaan de pagina staat de datum van de laatste wijziging. Deze versie geldt vanaf 5 oktober 2026. Voor de voorwaarden van onze sessies verwijzen we naar de algemene voorwaarden; bedrijfsgegevens staan in de juridische informatie.