Verwerkersovereenkomst

01 Partijen en toepassing

Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen de zakelijke opdrachtgever (de verwerkingsverantwoordelijke) en Variatesystems B.V., Wibautstraat 164, 1091 GR Amsterdam, KvK 88433815, vertegenwoordigd door Sanne de Vries (de verwerker).

Ze maakt deel uit van elke opdracht waarbij wij in opdracht van een bedrijf of organisatie persoonsgegevens verwerken, en vult de algemene voorwaarden aan. Bij strijdigheid gaat deze overeenkomst voor wat betreft de bescherming van persoonsgegevens. Ze voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

02 Onderwerp en duur

De verwerker voert opnamesessies, montage, mixen en masteren uit voor de opdrachtgever, bijvoorbeeld voor reclame, voice-overs, podcasts of muziekproducties. De overeenkomst loopt zolang de verwerker persoonsgegevens voor de opdrachtgever verwerkt, en eindigt pas als alle gegevens zijn verwijderd of teruggegeven.

03 Soorten gegevens en betrokkenen

Betrokkenen

Stemacteurs, zangers, muzikanten, sprekers, podcastgasten en contactpersonen van de opdrachtgever.

Gegevens

Naam, contactgegevens, geluidsopnames van stem en spel, sessiebestanden, scripts en notities bij de opname.

Bijzondere gegevens

Niet beoogd. Verwerkt de opdrachtgever via scripts of inhoud toch gevoelige informatie, dan meldt hij dat vooraf.

04 Instructies van de opdrachtgever

De verwerker verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de opdrachtgever, ook per e-mail, en alleen voor de afgesproken productie. De verwerker gebruikt opnames niet voor eigen doeleinden, niet als voorbeeld in eigen promotie en niet om software of AI-modellen te trainen, tenzij de opdrachtgever daar schriftelijk mee instemt. Acht de verwerker een instructie in strijd met de AVG, dan meldt hij dat direct.

05 Geheimhouding

Alleen medewerkers die aan de productie werken krijgen toegang tot de gegevens. Zij zijn gebonden aan geheimhouding, ook na afloop van de opdracht. Gasten die niet bij de productie horen, zijn tijdens vertrouwelijke sessies niet in de regiekamer aanwezig.

06 Beveiliging

De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• projectbestanden op studiosystemen die niet openbaar bereikbaar zijn, met een aparte back-up;
• persoonlijke accounts met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;
• levering via downloadlinks die na een beperkte periode verlopen;
• een studio die buiten sessies is afgesloten;
• versleutelde verbindingen voor website en e-mail.

De opdrachtgever beoordeelt of deze maatregelen passen bij het risico van zijn productie en kan aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld voor een embargo op een release.

07 Subverwerkers

De opdrachtgever geeft algemene toestemming voor de inzet van de volgende subverwerkers:

• TransIP B.V., Leiden: hosting van website en e-mail binnen de EU;
• een bestandsoverdrachtsdienst voor het leveren van grote audiobestanden.

Een nieuwe subverwerker meldt de verwerker vooraf, zodat de opdrachtgever binnen veertien dagen bezwaar kan maken. De verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft tegenover de opdrachtgever verantwoordelijk. Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

08 Rechten van betrokkenen

Ontvangt de verwerker een verzoek van een betrokkene, bijvoorbeeld om inzage of verwijdering van een opname, dan stuurt hij dat zonder inhoudelijke reactie door naar de opdrachtgever. De verwerker helpt de opdrachtgever binnen redelijke grenzen om zulke verzoeken binnen de wettelijke termijn af te handelen.

09 Datalekken

Ontdekt de verwerker een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens van de opdrachtgever raakt, dan meldt hij dat zonder onredelijke vertraging aan de opdrachtgever, met wat er bekend is over de aard van het lek, de betrokken gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen. Zo kan de opdrachtgever zelf binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat nodig is. De opdrachtgever beslist over melding aan toezichthouder en betrokkenen.

10 Bewaren, teruggeven en verwijderen

Na de laatste sessie bewaart de verwerker projectbestanden 12 maanden, zodat revisies mogelijk blijven; bij mixwerk zijn 2 revisierondes inbegrepen. Daarna, of eerder op verzoek, verwijdert de verwerker de gegevens of levert hij ze terug, naar keuze van de opdrachtgever. Gegevens die de verwerker wettelijk moet bewaren, zoals facturen, vallen hierbuiten.

11 Audits en informatie

De verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen. De opdrachtgever mag maximaal eenmaal per jaar, met een aankondiging van ten minste twee weken, een controle laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht. De kosten daarvan zijn voor de opdrachtgever, tenzij blijkt dat de verwerker deze overeenkomst wezenlijk niet nakomt.

12 Aansprakelijkheid en recht

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in de algemene voorwaarden, voor zover de AVG niet dwingend anders bepaalt. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam. Vragen over deze overeenkomst stel je via [email protected]; hoe we met gegevens van onze eigen klanten omgaan, staat in de privacyverklaring. Deze versie geldt vanaf 5 oktober 2026.