Algemene voorwaarden

01 Wie wij zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, boekingen en opdrachten van de opnamestudio die wordt geëxploiteerd door:

• Variatesystems B.V., besloten vennootschap (B.V.)
• Bezoek- en vestigingsadres: Wibautstraat 164, 1091 GR Amsterdam, Nederland
• KvK-nummer: 88433815
• Btw-identificatienummer: NL880123825B01
• Telefoon: 020 846 3172 — e-mail: [email protected]
• Bestuurder: Sanne de Vries

Ze zijn van toepassing op consumenten en op zakelijke klanten. Waar een regel alleen voor één van beide groepen geldt, staat dat erbij. Afwijkende afspraken gelden alleen als ze schriftelijk (e-mail volstaat) in de offerte of een bevestiging staan. Algemene voorwaarden van een zakelijke klant wijzen we uitdrukkelijk van de hand.

We sturen deze voorwaarden mee met elke offerte en je kunt ze op deze pagina downloaden of afdrukken. Meer over ons als onderneming lees je in de juridische informatie.

02 Begrippen

03 Offerte en totstandkoming van de overeenkomst

Een aanvraag via het contactformulier, per e-mail of telefonisch verplicht je tot niets. Binnen 2 werkdagen sturen we je een offerte met de datum, de duur, de dienst, de prijs en het bedrag van de aanbetaling. Een offerte is veertien dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. Kennelijke vergissingen of schrijffouten in een offerte binden ons niet.

De overeenkomst komt tot stand wanneer je de offerte schriftelijk accepteert en de aanbetaling volgens artikel 5 is ontvangen. Tot dat moment houden we de gevraagde datum niet voor je vast. Een sessie duurt minimaal 2 uur.

Wil je eerst weten welke dienst bij je project past, kijk dan bij onze diensten of in de veelgestelde vragen.

04 Prijzen en betaling

Alle prijzen op de website en in offertes zijn in euro en inclusief 21% btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Zakelijke klanten ontvangen een factuur met de btw apart vermeld. De actuele tarieven zijn onder meer:

• Zang- en stemopname: € 75 per uur, of € 260 per dagdeel van 4 uur
• Band- en live-opname: € 495 per dag van 8 uur, of € 275 per dagdeel van 4 uur
• Mixen: € 220 per nummer, of € 950 voor een ep tot 5 nummers
• Masteren: € 65 per nummer, of € 540 voor een album tot 12 nummers

Consumenten betalen het restant na afloop van de sessie, of bij een mix- of masteropdracht voordat we de definitieve bestanden leveren. Zakelijke klanten betalen binnen 14 dagen na factuurdatum. Uitloop van een sessie op jouw verzoek rekenen we af per begonnen half uur tegen het uurtarief uit de offerte.

Betaalt een consument niet op tijd, dan sturen we eerst een kosteloze herinnering met een betaaltermijn van veertien dagen; pas daarna kunnen wettelijke rente en de wettelijk toegestane incassokosten in rekening worden gebracht. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente vanaf de vervaldag.

05 Aanbetaling, verzetten en annuleren

Bij het accepteren van de offerte betaal je een aanbetaling van 30% van het sessie- of opdrachtbedrag. Die wordt volledig verrekend met de eindfactuur.

Laat het ons per e-mail of telefonisch weten; het moment waarop wij je bericht ontvangen telt. Kunnen wij een sessie niet laten doorgaan, bijvoorbeeld door ziekte van de engineer of een technisch defect, dan bieden we een nieuwe datum aan of betalen we alles wat je hebt voldaan binnen veertien dagen terug. Je wettelijke herroepingsrecht als consument staat los van deze regeling, zie artikel 6.

06 Herroepingsrecht voor consumenten

Boek je als consument op afstand (via website, e-mail of telefoon), dan heb je in principe het recht om de overeenkomst binnen veertien dagen na het sluiten ervan zonder opgave van redenen te ontbinden. Je doet dat met een duidelijke verklaring per e-mail aan [email protected]; je mag daarvoor ook het modelformulier voor herroeping gebruiken. Binnen veertien dagen na je melding betalen we wat je hebt betaald terug, via hetzelfde betaalmiddel.

Valt de sessie binnen die veertien dagen, dan vragen we je bij de offerte uitdrukkelijk in te stemmen met het starten van de dienst vóór het einde van de herroepingstermijn. Herroep je daarna toch, dan betaal je een bedrag dat evenredig is aan het deel dat al is uitgevoerd. Is de dienst volledig uitgevoerd nadat je daarmee uitdrukkelijk hebt ingestemd en hebt erkend dat je herroepingsrecht dan vervalt, dan kun je niet meer herroepen.

Zakelijke klanten hebben geen herroepingsrecht; voor hen gelden alleen de regels in artikel 5.

07 Sessies en huisregels

De studio is open op afspraak: Maandag tot en met vrijdag 10:00–22:00, zaterdag 11:00–18:00, zondag gesloten. Sessies alleen op afspraak. Je sessietijd begint op het geboekte tijdstip, ook als je later komt. Opbouwen en afbreken van eigen instrumenten valt binnen de geboekte tijd.

• De minimumleeftijd voor een sessie zonder begeleiding is 16 jaar. Jongere muzikanten zijn welkom onder begeleiding van een ouder of voogd, die ook de overeenkomst aangaat.
• In de live room spelen maximaal 6 muzikanten tegelijk.
• Het studiomateriaal wordt alleen bediend door of in overleg met onze engineer.
• Roken, drugs en alcoholgebruik tijdens de sessie zijn niet toegestaan. Bij onveilig gedrag of opzettelijke schade mogen we de sessie beëindigen; het geboekte bedrag blijft dan verschuldigd.
• Schade aan studiomateriaal die je opzettelijk of door grove onzorgvuldigheid veroorzaakt, komt voor jouw rekening.

Tips om je goed voor te bereiden vind je in een zangopname voorbereiden en een bandopname budgetteren.

08 Mixen, masteren en revisierondes

Voor een mix- of masteropdracht lever je de bestanden aan zoals beschreven in sporen aanleveren voor een mix. We starten zodra de bestanden compleet zijn en de aanbetaling binnen is; de verwachte levertijd staat in de offerte.

Bij elke mix-opdracht zitten 2 revisierondes. Een revisieronde is één gebundelde lijst met opmerkingen. Extra rondes, of wijzigingen die neerkomen op een nieuwe mix (bijvoorbeeld nieuwe opnames of een ander arrangement), rekenen we af tegen het uurtarief na voorafgaande afstemming. Bij mastering leveren we per formaat een master; technische specificaties voor streaming lichten we toe in masteren voor streaming.

Smaak is persoonlijk: we beloven zorgvuldig werk volgens de afgesproken referenties, geen bepaald commercieel resultaat, aantal streams of acceptatie door een platform of label.

09 Bestanden, levering en archief

We leveren de afgesproken bestanden via een downloadlink, na ontvangst van de volledige betaling. Ruwe sporen en projectbestanden bewaren we 12 maanden na de sessie of de laatste levering als service. Daarna verwijderen we ze zonder verdere aankondiging.

Maak zelf altijd een kopie van wat je ontvangt. Wil je bestanden langer bewaard hebben of op een eigen drager meenemen, vraag ernaar bij de boeking. Bestanden die je aan ons aanlevert, gebruiken we alleen voor jouw opdracht.

10 Auteursrecht en naburige rechten

Jij (of de rechthebbenden die jij vertegenwoordigt) blijft eigenaar van de composities, teksten en uitvoeringen. Na volledige betaling verkrijg je ook de rechten van de producent van de opname op de masters en mixen die wij voor je maken; voor zover nodig dragen we die rechten op dat moment aan je over. Tot volledige betaling mag je het geleverde werk niet uitbrengen of exploiteren.

Je staat ervoor in dat je het recht hebt om het materiaal dat je meebrengt of aanlevert (bijvoorbeeld samples, beats of teksten van anderen) te gebruiken. Wordt Variatesystems aangesproken omdat dat niet zo blijkt te zijn, dan vrijwaar je ons, tenzij je consument bent en je niets te verwijten valt.

We noemen jouw project alleen in onze communicatie, bijvoorbeeld als referentie, als je daar vooraf toestemming voor geeft. Credits als engineer of mixer stellen we op prijs, maar zijn niet verplicht.

11 Conformiteit en klachten

We voeren elke sessie en opdracht uit met de zorg die je van een goed vakmens mag verwachten. Als consument heb je bovendien de wettelijke rechten die gelden als een dienst niet aan de overeenkomst beantwoordt; deze voorwaarden beperken die rechten niet.

Ben je ergens niet tevreden over, meld het dan zo snel mogelijk, liefst binnen twee maanden nadat je het probleem hebt ontdekt, per e-mail aan [email protected] met een korte omschrijving. We reageren binnen 2 werkdagen en proberen samen tot een oplossing te komen, zoals een kosteloze correctie of een vervangende sessie. Technische fouten aan onze kant, zoals een beschadigde of onvolledige export, herstellen we altijd kosteloos.

12 Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid voor schade als gevolg van een tekortkoming is beperkt tot het bedrag dat je voor de betreffende sessie of opdracht hebt betaald. Voor zakelijke klanten zijn we niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde inkomsten of een gemiste releasedatum.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leidinggevenden, en niet voor schade door dood of letsel. Voor instrumenten en spullen die je meeneemt naar de studio blijf je zelf verantwoordelijk, tenzij de schade door onze schuld ontstaat.

13 Overmacht

Kunnen we een sessie of opdracht niet uitvoeren door omstandigheden buiten onze invloed, zoals een stroomstoring in het gebouw, overheidsmaatregelen, brand of waterschade, dan is dat overmacht. We laten het je zo snel mogelijk weten en bieden een nieuwe datum aan. Wil je dat niet, dan betalen we het al betaalde bedrag terug voor het deel dat niet is uitgevoerd. Dezelfde regeling geldt omgekeerd als jij door overmacht niet kunt komen, mits je het ons meldt voordat de sessie begint.

14 Persoonsgegevens

We verwerken je gegevens om je boeking en betaling af te handelen en om onze wettelijke administratieplicht na te komen. Hoe we dat doen, met wie we gegevens delen en welke rechten je hebt onder de AVG, lees je in onze privacyverklaring. Verwerken we als zakelijke dienstverlener persoonsgegevens namens jou, bijvoorbeeld opnames van stemacteurs die jij aanlevert, dan geldt daarnaast onze verwerkersovereenkomst.

15 Toepasselijk recht en geschillen

Op elke overeenkomst met Variatesystems is Nederlands recht van toepassing. Als consument met woonplaats in een ander EU-land behoud je de bescherming van de dwingende regels van je eigen land.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter. Voor zakelijke klanten is dat uitsluitend de rechtbank Amsterdam. Een consument kan kiezen voor de rechter van zijn eigen woonplaats. Variatesystems is niet aangesloten bij een geschillencommissie of andere vorm van buitengerechtelijke geschilbeslechting.

16 Wijzigingen en versie

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Voor een geaccepteerde offerte blijft de versie gelden die op dat moment van toepassing was. Deze versie geldt vanaf 5 oktober 2026 en is voor het laatst bijgewerkt op 5 oktober 2026.

De Nederlandse tekst is bindend; de Engelse versie is een vertaling ter informatie. Vragen? Neem contact met ons op.